የዕቅድና በጀት ዝግጅት ክትትልና ግምገማ ዳይሬክቶሬት በሁለት ቡድኖች ማለትም የዕቅድ፣ በጀት ዝግጅት ክትትልና ግምገማ እና የማስፈፀም አቅም ግንባታና የስራ አመራር ቡድን የሚከፋፈል ሲሆን ተግባራቸዉም ከዚህ በታች በተመለከተዉ ሁኔታ ይሆናል፡

የዕቅድ፣ በጀት ዝግጅት ክትትል ግምገማ ዳይሬክቶሬት ዝርዝር ኃላፊነትና ተግባራት

• የተቋሙን ዓመታዊ እቅድና በጀት በማዘጋጀት፣ አፈጻጸሙን በመከታተል፣ በመገምገም፣ የእቅድና በጀት ዝግጅትና አፈጻጸምን የሚያሻሽሉ ጥናቶችን በማካሄድ የመሥሪያ ቤቱን የእቅድና በጀት አፈጻፀም ውጤታማ እንዲሆን ያደረጋል፣ የእቅድና በጀት አፈጸጻምን ወቅታዊ ሪፖርት ያዘጋጃል ለሚመለከተው አካል ያቀርባል፣
• የተቀቋሙን ዓመታዊ እቅድና በጀት ያዘጋጃል፣ ይከልሳል፣ ያሻሽላል፣ ለበላይ ኃላፊ አቅርቦ ያጸድቃል፣ የተቋሙ ስትራቴጂክ እቅድ ሲዘጋጅና ሲከለስ አስፈላጊውን ግብአት ያሰባስባል፣ ያዘጋጃል፣
• አዳዲስ የፖሊሲ ሀሳቦች ሲቀርቡ ከተቋሙ ኃላፊነትና ተግባር ጋር የሚዛመዱ መሆናቸውን ያረጋግጣል፣ አስተያየት ይሰጣል፣
• ለእቅድና በጀት ማስፈጸሚያ የሚሆን የበጀት ፍላጎት ያዘጋጅል፣ ይጠይቃል የተፈቀደውን በጀት ለየሥራ ክፍሎች ይደለድላል፣
• የሌሎች ሥራ ክፍሎችን እቅድና በጀት ዝግጅት ላይ ሙያዊ ድጋፍ ያደርጋል፣ የምክር አገልግሎት ይሰጣል፣
• በእቅድና በጀት ዝግጅት ክትትልና ግምገማን በሚመለከት ለሥራ ክፍሉ ባለሙያዎችና ሌሎች እንደ አስፈላጊነቱ ስልጠና ይሰጣል፡፡
• የመሥሪያ ቤቱን የእቅድና በጀት አጠቃቀም በእቅድ መሠረት መሆኑን ይከታተላል፣ በእቅድና በበጀት አጠቃቀም የሚከሰቱ የአፈጻጸም ችግሮችን በመለየት የሚፈቱበትን የውሳኔ ሀሳብ ለኃላፊው ያቀርባል፣
• በመሥሪያ ቤቱ የተዘጋጀውን ዓመታዊ እቅድና በጀት አፈጻጸም ይከታተላል ይገመግማል ግብረ-መልስ ይሰጣል፣
• የተመደበው እቅድና በጀት በፕሮግራሙ መሠረት ለተፈለገው ሥራ መዋሉን ይከታተላል፣ ችግር ሲያጋጥም የማስተካከያ እርማጃ እንዲወሰድ ያደርጋል፣
• የእቅድና በጀት እጥረት ሲያጋጥም የበጀት ምንጭ የሚገኝበትን አማራጭ ሀሳብ ለኃላፊው ያቀርባል፣ የበጀት ዝውውር ሲፈቀድ ተግባራዊ ያደርጋል አፈጻጸሙን ይከታተላል፣
• ከጥናት ከግምገማና ወቅታዊ ጉዳች የመነጩ መረጃዎችን ጥልቅ ትንተና በማካሄድ ተግባራዊ እንዲሆን ያደርጋል፣ አፈጻጸሙን በመከታተል የውሳኔ ኃሳብ ለበላይ ኃላፊው ያቀርባል፣
• የእቅድና በጀት ዝግጅት ሥራ የሚሻሻልበትን ሁኔታ በተመለከተ ጥናት ያደርጋል፣ ምርጥ ተሞክሮዎችን በማሰባሰብ ይቀምራል ለውሳኔ
• የተቋሙን በተጨማሪ የተፈቀደ በጀት በሥራ ሂደትና በወጪ መደብ በመለየት የተስተካከለ ምዝገባ ሌጀር ላይ ያከናውናል፣ በግመሽ አመት የበጀት ዝውውር ጥያቄ በመቀበል ያጣራል፣ በየሩብ ዓመት የዝውውሩን የተስተካከለ ምዝገባ ሌጀር ላይ ማከናወኑን ይከታተላል፣ ይገመግማል፣
• የተቋሙን የቀጣይ ሦስት ዓመት የመንግስት ወጪ/ኢንቨስትመንት ፕሮግራሞች (መወፕ/መኢፕ) ዕቅድ ለሥራ ሂደቶች በማቅረብ አስተያይቶችን በመሰብሰብ የተሰጡ አሰተያየቶችን በማካተት ዕቅዱን ለተቋሙ ማኔጅመንት በማቅረብ ያሰተቻል፣ የተሰጡ ግበአቶችን ያካትታል፣ ያፀድቃል፣
• ተቋሙን ዓመታዊ የመንግሥት በጀት ዝግጅት የሚያስፈልጉ የፖሊሲ ዶክመንትና የጥናት ውጤቶችን መረጃ በማሰባሰብና በማደራጀት በጀት ያዘጋጃል፣ያሰተዳድራል፣ ወቅቱን ጠብቆ ለሥራ ሂደቶች የበጀት ጥሪ ያስተላልፋል፣ ይከታትላል፣
• በክልሉ መንግስት የበጀት አዋጅ ለተቋሙ የፀደቀውን መደበኛ ጥቅል በጀት (Block Grant) ለሥራ ሂደቶች ረቂቅ የበጀት ድልድል በማዘጋጀት ለማኔጅመንት ያቀረባል፣ በማኔጅመንት የፀደቀውን የሥራ ሂደቶች መደበኛና ካፒታል በጀት ለሥራ ክፍሎች በደብዳቤ ያሳውቃል፣ አፈጻጸሙን ይከታትላል፣ ይገመግማል፣
• የተቋሙን የፀደቀ በጀት በሥራ ሂደትና በወጪ መደብ ትክክለኛነታቸውን በማረጋገጥ ማጽደቅና የማሳወቅ ተግባራቶችን ማለትም የድርጊት መርሃ ግብር (Action Plan)፣ የጥሬ ገንዘብ ፍላጎት መርሃ ግብር (Cash Request)፣ የማዘጋጀት፣የማስተላለፍና የመከለስ ሥራዎችነ ያከናውናል፣
• የተቋሙን የበጀት ዝውውር መረጃና የተስተካከለ በጀት መረጃ በዝርዝር በካፒታልና በመደበኛ በጀት ትክክለኛነታቸውን መርምሮ ያረጋግጣል፣
• የተቋሙን የበጀት ዓመት ይፈጥራል/ Create Budget Year/ ፣ የበጀት መዋቅር ያሰተካክልል /Edit Budget Structure/፣ የበጀት መዋቅር ያጠፋል /Delete Budget Structure/ እና የበጀት መዋቅር ማሻሻያ ሀሳብ ለሥራ ሂደቶቹ ያቀረባል፣ በጀት ያስተዳደርል፣ ይከታትልል፣ ይገመግማል፤
• የተቋሙን ዓመታዊ በጀት በበጀት ኮድና በየሥራ ሂደቱ (ወጪ ማዕከሉ) በመዘርዘር ማዘጋጀትና ያጠቃልላል፣ የበጀት መረጃ ሥርዓት ያስተዳደርል፣
• የቢሮውን ገቢ በጀት መረጃ በፋይናንስ ምንጭ (ከመንግስት ግምጃ ቤት፣ የውስጥ ገቢ፣ ብድርና እርዳታ)፤ የወጪ በጀት መረጃ የወጪ መደብ ትክክለኛነት በፋይናንስ ምንጭ እንዲሁም በካፒታልና በመደበኛ ወጪ እና ከብድር እና እርዳታ የሚገኝ በጀት በትክለኛው የአበዳሪ ወይም ረጂ ድርጅት ኮድ የተመዘገበ መሆኑን በማረጋገጥ በዝርዝር በአይቤክስ ሲስተም ይመዘግባል፣ አፈጻጸሙን ይከታትላል፣
  • የተቋሙን ዓመታዊ የካፒታልና መደበኛ በጀት በአይቤክስ ሲስተም ያስጸድቃል /Approve the Budget/፣ የፀደቀ በጀት ወደኋላ ይመልሳል /Demote the Approved Budget/፣ የበጀት ማስተካከያ ያስተዳድራል፣
• የተጨማሪ በጀትና የበጀት ዝውውር መረጃ የተስተካከለ በጀቶችን መረጃ በዝርዝር በካፒታልና በመደበኛ በጀት ትክክለኛነታቸውን መርምሮ ማረጋገጥና ለውሳኔ ማቅረብ
• የተቋሙን ዓመታዊ በጀት መረጃ በሥራ ሂደትና በወጪ መደብ በፋይናንስ ምንጭ ያጠቃልላል፣ የበጀት መረጃ ስርዓት ያስተዳድራል፣ የእቅድ አፈፃፀም የሩብ፣ የግማሽ ዓመትና ዓመታዊ ክትትልና ግምገማ ያደረጋል፣ የሥራ ሂደቶች አፈፃፀም ሪፖርት በመቀበል በማጠቃለል፣ ለማኔጅመንት ያቀረባል፣ ግብረ መልስ ይሰጣል፤
• የተቋሙን የአምስት ዓመት ልማት እቅድ አፈፃፀም የእኩሌታ ጊዜ ግምገማ በማካሄድ ሪፖርት ያዘጋጃል፣ የግምገማ ውጤት ላይ በመመስረት እቅዱን ይከልሳል፣ የአምስት ዓመት የልማት እቅድ አፈፃፀም የማጠቃለያ ጊዜ ግምገማ በመገምገም ሪፖርት ያዘጋጃል፣ የቀጣይ የአምስት ዓመት ልማት እቅድ እንዲዘጋጅ ስራ ሂደቶችን ያስተባብራል፤
• የተቋሙን የሥራ ሂደቶች የለውጥ/የሪፎርም/ ሥራዎችን ያስተባብራል፣ ይከታትላል፣ ሪፖርት በመቀበልና ግብረ መልስ ይሰጣል፣ የተቋሙ የለውጥ ሥራዎች አፈፃፀም ለፐብሊክ ሰርቪስ ቢሮ ሪፖርት ያቀረባል፤
• በቢሮው የሚደረጉ የአቅም ግንባታ ተግባራት ፍላጎት ከሁሉም ዳይሬክቶሬቶችና ዘርፎች በመቀበል ያደረጃል፣ የተደራጀውን የአቅም ግንባታ ተግባራት በመተንተን ከበጀት ጋር አላይን ያደርጋል፣ ሁሉም የአቅም ግንባታ ተግባራት በወቅቱ እንድተገበሩ ያማክራል፣ ይከታትላል፣
• በቢሮው ውስጥ የሚተገበሩ የአቅም ግንባታ ተግባራትን በአካል በመገኘት ይከታትላል፣ መረጃ በመሰብስብ፣ በመተንተን፣ ዕርካታና ክፍተት/Gap/ ይለያል፣ በተለየው መረጃ ላይ በመመርኮዝ የሚመለከታቸው አካላት አስፈላጊውን ስራ እንድሰሩ መረጃዎችን አደራጅቶ ለማነጅመንት በማቅረብ ውሳኔ ያሰጣል፡፡
• የተቋሙንና የዳይሬክቶሬቱን ዓመታዊ፣ የሩብ ዓመት፣ የግማሽ ዓመት፣ የዘጠኝ ዓመት ዕቅድና የዕቅድ አፈጻጸም ሪፖርቶችን ለማናጅመንትና ለሌሎች ለሚመለከታቸው አካላት ያቀረባል፣
• በዳይሬክቶሬቱ የሰዉ ኃይል በመዋቅሩ መሠረት እንዲሟላ ያደርጋል፣
• በዳይሬክቴሩ የሚያስፈልጉ የሥራ ቁሳቁሶች እንዲሟላ ያደርጋል፣
• ስራውን ለማስፈፀም የሚረዱ ሌሎች ተዛማጅ ተግባራቶችን ይፈጽማል፣